Postoje situacije kada je potrebno da podatke iz nekog Spreadsheet programa kao što je Excel, importujemo u tabelu unutar Access-ove baze podataka. Na sreću, Access olakšava importovanje podataka sa Excel-ovog lista u novu Access-ovu tabelu.
Počećemo sa bazom podataka XYZ kompanije. Otvorimo File meni, birajmo Get External Data a zatim Import opciju. Pojavljuje se Import dijalog, gde ćemo locirati fajl iz koga importujemo podatke. Vidimo da je pri dnu dijaloga Files of type okvir, gde su po Default-u izabrani Access-ovi fajlovi. Pošto želimo da importujemo Excel-ov list, kliknimo na drop-meni i birajmo opciju Microsoft Excel. Sada ćemo locirati fajl pod nazivom MailingList, koji se nalazi u Learning Files folderu. Kada smo obeležili željeni fajl, kliknimo na Import dugme i pokrenimo Import Wizard. Prvi dijalog nas pita da li se u tabeli nalaze naslovi kolona. Pošto naša tabela ima naslove ostavićemo markiranu ovu opciju i kliknuti na Next.
Sledeći dijalog nas pita gde želimo da snimimo naše podatke. Možemo birati novu ili postojeću tabelu, a mi želimo da kreiramo novu tabelu da bi zadržali postojeće podatke. Pošto je markirana “In a New Table” opcija, kliknimo na Next da nastavimo.
Sada nam je pružena prilika da modifikujemo formate polja, ali ostavićemo Default podešavanja i kliknuti na Next. Kada budemo upitani za polje primarnog ključa, birajmo opciju da Access kreira to polje i kliknimo na Next. Poslednji dijalog nas pita za naziv tabele. Kucaćemo: Mailing List i kliknuti na Finish dugme.
Sada vidimo poruku koja nas obaveštava da je importovanje uspešno obavljeno, zato kliknimo na OK dugme i vratimo se u dijalog baze podataka. Sada imamo tabelu pod nazivom Mailing List. Dva puta kliknimo na tu tabelu i videćemo da su sve informacije importovane u normalnu Access-ovu tabelu. Ova tabela je ista kao i sve druge u našoj bazi podataka i može se koristiti za pravljenje formulara, ili kreiranje upita ili izveštaja. Zatvorićemo Mailing List tabelu da se vratimo u dijalog baze podataka.