Funkcije za rad sa tabelama i poljima (Tables & Fields) su nekada bile skrivene od korisnika. U novoj verziji Access-a je i to promenjeno jer vam je sada na raspolaganju potpuno novi segment pod nazivom Table Tools.

Da bih vam pokazao kako se on koristi ja ću prvo kliknuti na opciju Create a zatim pokrenuti komandu Table. Na ovaj način sam kreirao novu tabelu ali se na ekranu istovremeno pojavio i novi odeljak koji sadrži sve funkcije za rad sa tabela – Table Tools. To znači da više ne morate koristiti Design view već sve parametre možete podesiti i iz Datasheet view-a. Da bih vam to i dokazao, ja ću kliknuti na ovo polje i iz menija izabrati opciju Text. Na ovaj način sam kreirao novo tekstualno polje pa mogu da ga imenujem. Čim pritisnem taster Tab, Access će automatski ponoviti istu funkciju pa mi neće biti teško da dodam još jedno polje. Ukoliko želite da mu promenite tip, jednostavno kliknite na neku od ikona koje se nalaze u ovom delu trake sa alatkama. Ja ću iskoristiti ovu priliku da kreiram polje za datum pa ću zato kliknuti na dugme Date & Time i odmah uneti njegovo ime. Naravno, ukoliko vam je lakše da koristite taster Tab, isti rezultat možete postići i na ovaj način. Poslednje polje želim da iskoristim za podatak o plati pa ću zato izabrati opciju Currency i uneti odgovarajući naziv.

Pošto sam na ovaj način kreirao sva potrebna polja, vreme je da im odredim i karakteristike (Properties). To se može postići upotrebom funkcija koje vidite na ekranu. Konkretnije, ukoliko smatrate da neko od polja ne sme da ostane prazno, prvo ga selektujete a zatim aktivirajte opciju Required. Na isti način možete upotrebiti i funkciju Name & Captions. To znači da se nazivi koji ste izabrali pri kreiranju polja mogu lako zameniti novim tj. vrednostima koje će se pojaviti na samoj bazi. Ja ću iskoristiti ovu priliku da za polje Last i First dodam još i napomenu da su u pitanju imena (Name).

Za određivanje veličine nekog polja možete upotrebiti funkciju Field Size. Čini mi se da će 255 karaktera biti previše za ime i prezime pa ću zato za veličinu ovih polja izabrati mnogo realniju vrednost.

Ukoliko želite da se automatski izvrši provera unetih vrednosti, upotrebite funkciju Validation. Pošto znam da sadržaj polja Dept mora biti Purchasing ili Marketing ja ću pokrenuti ovu funkciju i podesiti odgovarajuće parametre. To znači da se u okvir koji sledi mogu uneti ovi pojmovi ali se pri tome mora poštovati tačno određeni format. Pored toga, bilo bi dobro da korisnik bude obavešten o ovom pravilu pa ću zato kliknuti na opciju Field Validation Message i uneti odgovarajuće uputstvo. Novitet u ovoj verziji predstavljaju poslednje dve opcije – Record Validation Rule i Record Validation Message. Njihovom primenom možete uporediti vrednosti koje se nalaze u različitim poljima. U slučaju da one ne odgovaraju zadatim parametrima, na ekranu će se pojaviti odgovarajuća poruka. U ovom primeru, polje End Date mora da sadrži datum koji je „stariji“ od onog iz polja Start Date. Da bih to osigurao, ja ću pokrenuti opciju Record Validation Rule i u okviru koji sledi podesiti ovo pravilo. Nakon toga mi preostaje još samo da definišem poruku koja će se pojaviti ukoliko ovaj uslov ne bude ispunjen. Zato ću kliknuti na opciju Record Validation Message i uneti odgovarajuću poruku.

Na kraju, mogu da vam pokažem kako se ovaj formular koristi za unos podataka. Za početak ću uneti prezime i ime zaposlenog a zatim preći na polje Dept. Da bih proverio kako funkcioniše funkcija Validation ja ću namerno uneti podatak koji nije dozvoljen. Access će na to odgovoriti porukom koju sam pripremio za ovakve prilike pa moram da se vratim i unesem ispravnu vrednost. Sadržaj polja koja su rezervisana za datume takođe mora biti unet na ispravan način. Da bih vam pokazao kako funkcioniše ovo pravilo, ja ću za End Date izabrati datum koji pada ranije nego onaj koji sam prethodno izabrao za Start Date. Na prvi pogled se ništa neće dogoditi, ali čim dovršim unos čitavog niza na ekranu će se pojaviti upozorenje da datumi nisu ispravni. Naravno, ovu grešku moram da ispravim jer mi u protivnom Access neće dozvoliti na nastavim dalje.

Pošto sam na ovaj način dovršio kreiranje tabele mogu da vam pokažem šta se nalazi u odeljku pod nazivom Table. Kao što vidite, na raspolaganju su vam različite funkcije što znači da vam neće biti teško da promenite sadržaj nekog od ovih polja. O ovome će više reči biti u lekcijama koje slede.