U novoj verziji Access-a velike promene je pretrpeo i External Data segment trake sa alatkama. Odmah se može primetiti da su ikone drugačije raspoređene ali to nije sve – i mnoge funkcije su znatno unapređene.

Za početak ću vam pokazati šta je premešteno. U Import odeljku se sada nalaze dve nove funkcije. To su Linked Table Manager i ODBC Database. Pored toga, funkcija SharePoint list se sada nalazi u okviru More podmenija.

Sa druge strane, promene koje su pretrpele određene funkcije vam omogućavaju da svoje podatke u Access ubacujete lakše neko ikada ranije. To se posebno odnosi na vezu sa Outlook-om jer se sada možete direktno povezati sa Contact folderom i automatski ažurirati sve podatke. U tom cilju treba pokrenuti funkciju Outlook Folder i u okviru koji sledi izabrati poslednju opciju. Ako nakon toga kliknete na dugme OK, preći ćete na sledeći korak koji podrazumeva izbor odgovarajućeg foldera pa vam neće biti teško da dovršite čitavu proceduru. Čim se vratite u Access videćete da se sa leve strane pojavila nova opcija – Outlook Contacts, što znači da je sada uspostavljena direktna veza sa programom za razmenu elektronske pošte. Ukoliko u Access-u unesem neki novi podatak, on će se automatski pojaviti i u Outlook-u a isto važi i za suprotni pravac.

Na sličan način možete preuzeti podatke i iz samih e-mail poruka. Da bih vam pokazao kako se to radi, ja ću otvoriti tabelu koja sadrži podatke o zaposlenima i pokrenuti funkciju Create E-mail. U okviru koji sledi mogu odmah da kliknem na dugme Next i izaberem opciju HTML form. Ja bih želeo da svojim saradnicima pružim mogućnost da provere preuzete podatke, pa ću zato izabrati opciju Update existing information i preći na sledeći korak. Sada se na levoj strani nalazi lista koja obuhvata sva postojeća polja. To znači da možete selektovati ona koja su vam posebno interesantna, a ja ću iskoristiti ovu priliku da izborom duple strelice sve stavke prebacim na desnu stranu. Ako nakon toga kliknem na dugme Next, biću u prilici da aktiviram opciju Automatically process replies and add data to Employees koja mi omogućava da automatski obradim sve odgovore. Ukoliko ne želite da dozvolite dodavanje novih podataka, aktivirajte opciju Only allow updates to existing data. Pošto je polje koje sadrži E-mail adrese već selektovano, mogu da pređem na sledeći korak i unesem tekst koji će biti upotrebljen kao naslov poruke. U drugom okviru mogu da unesem njen sadržaj i dovršim čitav postupak.

Ako se sada vratim u Outlook i u Inbox-u potražim odgovarajuću poruku biću u prilici da unesem tražene podatke i da ih pošaljem nazad. Access će automatski preuzeti novi sadržaj i preneti ga u bazu.