Vreme je da vam pokažem kako se koristi jedna od najpopularnijih aplikacija iz Office-a 365 – Outlook Web App. Kao što vidite, ja sam trenutno prijavljen kao običan korisnik, a to potvrđuje i podatak koji se nalazi u ovom polju kao i nedostatak opcije Admin. Čak će i sadržaj početnog ekrana biti malo drugačiji ali to nije bitno za ono što sada želim da vam pokažem.

Za početak ću kliknuti na prvu opciju u ovom nizu i na taj način pokrenuti Outlook Web App. Ukoliko do sada niste imali priliku da koristite ovaj program, sistem će vam pružiti priliku da izaberete jezik i podesite vremensku zonu da bi se nakon toga i na vašem ekranu pojavio otprilike ovakav sadržaj, što znači da ste spremni za dalji rad.

Za početak ne bi bilo loše da se upoznate sa novim korisničkim okruženjem, jer se ono znatno promenilo u odnosu na prethodnu verziju. Doduše, ako ste već imali priliku da koristite Windows 8, onda vam neće biti teško da se snađete ni u Office-u 365.

Kao i kod drugih Office Web aplikacija, u gornjem levom uglu se nalazi link koji vam omogućava da se vratite na početni ekran.To je zgodno ako želite da završite sa radom i da se odjavite sa sistema ili da napravite malu pauzu pre nego što se ponovo prijavite. U istom redu, ali sa desne strane se nalaze linkovi ka ostalim Office aplikacijama a ova mala strelica jasno pokazuje onu koja je trenutno aktivna. Za razliku od klasičnog Outlook-a, ovde se Calendar pojavljuje kao posebna aplikacija a isto važi i za listu sa vašim kontaktima. Nakon toga slede opcije koje vam omogućavaju prelazak na Newsfeed, SkyDrive ili pristup nekom od sajtova koji su povezani sa vašom kompanijom. Jedini pravi novitet u ovom trenutku predstavlja mali kvadratić koji označava vaš trenutni status. Drugim rečima, njegova zelena boja znači da ste spremni za prijem ili slanje instant poruka, mada se to lako može i promeniti. Dovoljno je da kliknete na ovu strelicu i iz menija izaberete odgovarajući status. Ukoliko ne želite da koristite ovaj servis, izaberite opciju Sign out of IM. Nemojte da vas zbuni to što se na dnu ovog menija nalazi slična opcija – njenim izborom ćete se odjaviti sa čitavog Office-a. Meni u ovom trenutku ne odgovara ni jedno ni drugo, pa ću samo kliknuti na slobodnu površinu i na taj način zatvoriti ovaj meni.

Sa leve strane okvira se nalazi još jedna korisna funkcija. Ona vam omogućava da kreirate novu poruku i to na isti način kao u prethodnim verzijama Outlook-a. U produžetku kolone se nalaze prečice koje predstavljaju pojedine odeljke. Kao što vidite, one su podeljene u dve grupe mada se i to može vrlo lako promeniti. Kod mene se neke od njih ponavljaju, ali zato imam mogućnost da jednim potezom pregledam sve karakteristične foldere. Na samom dnu se nalazi prečica koja vam omogućava da jednim potezom pređete na režim u kome se najbolje vide sve planirane aktivnosti. On je kod mene još uvek prazan, ali nije loše znati da su vam i ovakvi sadržaji uvek na dohvat ruke. Naravno, za povratak na Outlook je neophodno ponovo kliknuti na ovu opciju ali ne verujem da će vam to predstavljati veliki problem.

Druga kolona služi za prikazivanje pojedinačnih poruka pri čemu se može i „zaviri“ u njihov sadržaj. Na njenom vrhu se nalazi polje za pretragu što znači da u svakom trenutku možete uneti ključnu reč i potražiti sadržaje u kojima se ona pominje. Sličnu funkciju imaju i ikone koje se nalaze u sledećem redu. To znači da jednim potezom možete prikazati sve poruke koje se nalaze u trenutno izabranom folderu, ali i izdvojiti samo one koje do sada još niste pročitali (Unread). Isto važi i za poruke koje su upućene direktno na vašu adresu kao i za one koje ste sami izdvojili kao posebno bitne (Flagged). Ukoliko se na listi nalazi nekoliko poruka, možete ih i sortirati. Za to služe opcije koje se nalaze u ovom meniju a tu je i opcija koja vam omogućava da formirate tzv. konverzacije. To je posebno zgodno ako često razmenjujete poruke sa istim primaocem, jer će one biti prikazane jedne pored drugih bez obzira što su pristigle u različito vreme. Ja se za sada neću detaljnije baviti pojedinim opcijama, nego ću to ostaviti za neku od narednih lekcija.

Čim odaberete neku od poruka, na desnoj polovini ekrana ćete moći da vidite njen sadržaj.  Pored toga, na raspolaganju su vam i dodatne opcije poput ovog crvenog krstića koji predstavlja funkciju Delete. Odmah pored njega je smeštena funkcija Flag a ona vam omogućava da istaknete one poruke koje su vam iz nekog razloga važnije od ostalih.

Čim pređete na sledeću poruku, ona koju ste maločas prikazali će automatski dobiti novi status. To znači da će je Outlook u buduće tretirati kao pročitanu i upravo zbog toga se u mom Inbox-u sada nalazi samo jedna nova poruka. Ukoliko vam to ne odgovara, uvek možete da prikažete njen sadržaj i aktivirate opciju Mark as unread. Nakon toga će poruka ponovo biti označena kao nova, što potvrđuje i podatak iz Inbox-a.

Pre nego što dovršim ovu lekciju, želeo bih da vam skrenem pažnju na funkcije koje se nalaze u ovom pomoćnom meniju. Kao što vidite i odavde se može pokrenuti funkcija za brisanje, ali sam siguran da će vam naredna opcija biti mnogo zanimljivija. Ona vam omogućava da svoje poruke svrstate u nekoliko kategorija tj. da ih označite različitim bojama. Pri tome sami možete odrediti odgovarajuće odnose i prilagoditi ih svojim potrebama.

Ukoliko često dobijate poruke koje vam ništa ne znače, najbolje bi bilo da ih označite kao smeće (Junk). Postoji i mogućnost da se sadržaj izabrane poruke prikaže u posebnom okviru ili da se odmah pošalje na štampu. Poslednje dve opcije vam omogućavaju da postavite pravilo za rukovanje (Create rule) ili prikažete detalje koji se odnose na samu poruku (View message details).

Ukoliko smatrate da vam odeljak sa folderima nije neophodan, kliknite na dvostruku strelicu i on će nestati sa ekrana. Naravno, ukoliko ponovite ovaj postupak, sve će ponovo biti vraćeno na svoje mesto. Isto važi i za strelicu koja se nalazi sa desne strane. Njenim izborom možete smanjiti odeljak za prikaz sadržaja ili ga ponovo uvećati.

Na kraju, želim još samo da vam skrenem pažnju na sledeći detalj. Naime, ukoliko izvorom opcije Delete uklonite neku poruku ona će biti prebačena u poseban folder – Deleted items, što znači da se u svakom trenutku možete predomisliti i vratiti je u Inbox ili neki drugi folder.

Nadam se da ste sada u potpunosti shvatiti kako funkcioniše novo korisničko okruženje i da vam neće biti teško da pratite lekcije koje slede.