Funkcija Quick Steps vam omogućava da na vrlo jednostavan način obavite neki zadatak. Iskusniji korisnici Outlook-a će pomisliti da je to samo još jedna varijanta dobro poznate funkcije Outlook Rules i biće delimično u pravu. Naime, obe funkcije vam olakšavaju sortiranje pristiglih poruka pri čemu će Outlook Rules to uraditi automatski dok Quick Steps možete koristiti po potrebi. Evo kako to izgleda u praksi.

Zamislite da vam je stigla dugo očekivana poruka u kojoj se potvrđuje uspešno sklopljeni posao i da želite da o tome obavestite i svog šefa. Pored toga, ne bi bilo loše da se ovakve poruke odvoje od ostalih sadržaja i premeste u poseban folder. Sve to možete postići upotrebom funkcije Quick Steps.

Za početak je potrebno da u Home segmentu potražite odeljak pod nazivom Quick Steps. Kao što vidite, u njemu se već nalazi nekoliko definisanih zadataka što znači da ne morate počinjati ispočetka – dovoljno je da izmenite neki od njih. U tom cilju treba kliknuti na ovu strelicu i izabrati opciju Manage Quick Steps. U tom trenutku će se na ekranu pojaviti novi okvir sa dodatnim opcijama. Ja ću odmah kliknuti na dugme New i prikazati listu koja sadrži moguće akcije. Pošto bih želeo da se ova poruka premesti u odgovarajući folder ja ću izabrati prvu opciju i preći na sledeći korak. Sada se od mene očekuje da u polje Name unesem naziv ovog zadatka i iz liste izaberem Folder u koji će poruka biti premeštena. Ako nakon toga zatvorim oba okvira, videćete da se u Quick Steps odeljku pojavila nova stavka. To znači da mogu da selektujem poruku koja mi je posebno značajna i da je izborom ove opcije prebacim u odgovarajući folder. Pošto sam na ovaj način definisao novi zadatak, neće mi biti teško da proverim sadržaj svog Inbox-a i sve važne poruke premestim na sigurnije mesto.

U drugom delu lekcije ću vam pokazati kako se ova funkcija može još korisnije upotrebiti. Za razliku od prethodnog primera u kome sam vam pokazao kako možete da modifikujete neku od postojećih stavki ja ću za kreiranje potpuno novog zadatka kliknuti na opciju Create New. U tom trenutku će se na ekranu pojaviti novi okvir pa mi neće biti teško da u polje Name odmah unesem odgovarajući naziv. Prvo što treba uraditi kada vam stigne važna poruka je njeno premeštanje na novu lokaciju. Zato ću kliknuti na ovu strelicu i iz liste izabrati opciju Move to Folder. Nakon toga će se na ekanu pojaviti nova lista pa mi neće biti teško da iz nje izaberem lokaciju koja mi odgovara. Naravno, ovaj folder sam kreirao pre nego što sam pokrenuo funkciju Quick Steps.

Premeštanje poruke nije loše, ali bih želeo da Outlook za mene uradi još nešto. Zato ću kliknuti na dugme Add Action i iz liste izabrati opciju Categorize message. Na ovaj način se izabrana poruka može automatski označiti nekom bojom i tako istaći njen značaj. Pošto se ovde radi o veoma važnim porukama, ja ću se odlučiti za crvenu boju i odmah preći na sledeći korak. Ovoga puta želim da budem siguran da je i moj šef upoznat sa trenutnom situacijom pa ću zato iz liste izabrati opciju Forward i odmah uneti njegovu E-mail adresu. Ukoliko želite da dopunite sadržaj koji se prosleđuje kliknite na opciju Show Options i otvorite novi okvir. Ja ću ukloniti prefiks Fw: i ostaviti samo naslov poruke (Subject). Iskoristiću ovu priliku i u polje Text dodati još par reči da bi primalac imao još jasniju sliku o onome što sledi. Na kraju, treba još samo da kliknem na dugme Finish i dovršim čitav postupak. Pošto se u Quick Steps odeljku pojavila nova stavka, neće mi biti teško da neku zaista važnu poruku jednim potezom prosledim svom šefu i automatski premestim u drugi folder. Pri tome će ona biti označena crvenom bojom što dodatno ističe njenu važnost.

Ukoliko vam se dopada da na ovaj način razvrstavate svoje poruke, vrlo lako možete kreirati nekoliko sličnih funkcija. Za to je dovoljno da kliknete na ovu strelicu i pokrenete opciju Manage Quick Steps. U okviru koji sledi možete selektovati neki od postojećih zadataka i kliknuti na dugme Duplicate. Pošto ste na ovaj način preuzeli sve parametre neće vam biti teško da unesete novi naziv i promenite neke od definisanih akcija. Ja ću ovom prilikom ukloniti postojeću kategorizaciju i umesto nje dodati novu koja podrazumeva primenu plave boje. Na kraju, ukoliko vam se ne dopada redosled po kome su složene ove stavke, pokrenite opciju Manage Quick Steps i uz pomoć ovih strelica formirajte novi raspored. Kao što vidite, primena nove funkcije Quick Steps je zaista jednostavna!