Da li vam se ikada učinilo da vaša Excel tabela izgleda kao skup neurednih podataka, nedoslednosti i grešaka koje vrebaju na svakom koraku? Sada zamislite da imate ličnog asistenta koji može da pronađe i ispravi sve te probleme i da sve to postigne za svega nekoliko sekundi. Upravo tako izgleda ono što Copilot može da uradi za vas.

U lekcijama koje slede ćemo koristiti primer sa podacima koji se odnose na prodaju sportske odeće. Oni su podeljeni na nekoliko kolona koje prikazuju različite vrednosti a svaki red predstavlja po jednu transakciju. Trenutno na ovoj tabeli postoji nekoliko problema koje bih želeo da rešim. Jedan od njih predstavlja posebno naglašavanje redova što znači da je svaki drugi red prikazan sivom bojom. Neki ljudi to zaista vole a ja bih želeo da eliminišem ovaj efekat i ujednačim prikaz čitave tabele.

Ukoliko pogledate kolonu koja je označena slovom D, primetićete da i u njoj postoje određene nedoslednosti. To se pre svega odnosni na činjenicu da je jedan deo teksta ispisan velikim a drugi malim slovima. Takođe ćete primetiti da na početku nekih ćelija postoje velike praznine a sličan problem se najverovatnije pojavljuje i na kraju mada u to ne možemo biti potpuno sigurni. Ja bih želeo da mi Copilot pomogne u sređivanju ove kolone da bih zatim mogao da pređem na kolonu H i pojam „In-store“ zamenim sa „Store“.

Sledeći problem predstavljaju vrednosti koje se nalaze u kolonama od I do L jer bih želeo da one budu formatirane na određeni način a to se takođe može postići primenom Copilot-a. Na kraju bih želeo da proverim da li na ovoj tabeli postoje podaci koji se ponavljaju a to za Copilot ne bi trebalo da predstavlja veliki problem.

Pošto su svi ovi podaci već formatirani u obliku Excel tabele, potrebno je da pređem na odeljak pod nazivom Table Design i u levom gornjem uglu potražim polje u kome se nalazi njen naziv. Kao što vidite, u njemu piše „MegaSales“ pa sada mogu da se vratim na osnovni odeljak (Home) i kliknem na ikonicu koja predstavlja Copilot. Čim se sa desne strane ekrana pojavi novi panel, bićete u prilici da vidite različite zadatke koje je moguće izvršiti uz pomoć Copilot-a. To znači da sada možete kreirati formule ali i sumirati podatke primenom tzv. Pivot tabela ili grafikona. Takođe postoji mogućnost da primenite uslovno formatiranje, pa čak i postavljate određena pitanja.

Ja ću iskoristiti polje koje se nalazi na samom dnu panela i u njega uneti odgovarajuća uputstva da bih naterao Copilot da izvrši odgovarajuće zadatke. Za početak ću se zadovoljiti nečim zaista jednostavnim i naterati Copilot da isključi naglašavanje redova. Zato ću u ovo polje upisati sledeće:

Remove banded rows from the dataset.

Ukloni naizmenične redove iz skupa podataka.

Ako nakon toga pritisnem Enter, videćete šta Copilot zaista može da to uradi. To znači da će sa tabele biti uklonjene sve sive površine da bi čitava tabele ponovo dobila ujednačeni izgled.

Sledeća stvar koju ću zatražiti od Copilot-a je da mi pomogne u sređivanju kolone D. U njoj postoji nedosledna primena velikih i malih slova kao i povremena pojava praznog prostora. Zato ću zamoliti Copilot da reši ova dva problema i uneti sledeće uputstvo:

Tell me what formula I need to make the text in the ‘Region’ column consistent. I want to change the text to proper case and trim any spaces.

Reci mi koju formulu treba da koristim da bi tekst u koloni ‘Region’ postao dosledan. Želim da tekstu dodelim ispravan tip slova i uklonim sve razmake.

Ako sada pošaljem ovaj zahtev, Copilot će mi vrlo brzo poslati formulu koja omogućava rešavanje pomenutih problema. Ona sadrži dve funkcije: „Proper“, koja služi za izjednačavanje slova i „Trim“ koja omogućava uklanjanje razmaka. Obe funkcije će biti primenjene na kolonu koja nosi naziv „Region“ pa mogu odmah da pritiskom na tastere Control + Shift + Plus kreiram novu kolonu i na njen vrh postavim pomenutu formulu. U tom cilju ću se vratiti na Copilot i kliknuti na ikonicu koja predstavlja funkciju „Copy“ da bi nakon toga kursor postavio na vrh kolone i pritiskom na tastere Control + V preneo ove podatke. Čim pritisnem Enter na ekranu će se pojaviti novi podaci a to znači da je Excel preuzeo sadržaj koji se nalazi u koloni D i na njega primenio funkcije „Proper“ i „Trim“. To će biti sasvim dovoljno da se u novoj koloni pojave podaci koji su sasvim u skladu sa mojim potrebama što znači da na njima više nema nikakvih nepravilnosti.

Pošto se ova formula poziva na određenu kolonu, ne smem da je obrišem jer će se u protivnom pojaviti greška u referencama za kolonu D. Zato ću odmah poništiti ovu operaciju a zatim selektovati kolonu u kojoj se nalaze ispravni podaci i njen sadržaj prebaciti na odgovarajuću poziciju. To podrazumeva jedan klik na vrh same kolone i istovremeni pritisak na tastere Control + C da bi zatim za prenos podataka primenio prečicu u obliku kombinacije tastera Control + Shift + V. Ako vam je tako lakše, možete i da kliknete na strelicu koja se nalazi ispod dugmeta „Paste“ i iz pomoćnog menija izaberete opciju „Paste Values“. To će biti dovoljno da sa izabrane kolone budu uklonjene sve formule, pa sada mogu da obrišem kolonu sa izvornim podacima i sa par klikova promenim podrazumevani naziv.

Sledeća promena koju bih želeo da napravim je zamena svih natpisa „In-store“ u „Store“. U tom cilju ću Copilot-u postaviti sledeći zadatak:

Replace all occurrences of In-store with Store in column H.

Zameni sve instance ‘In-store’ sa ‘Store’ u koloni H.

Ako nakon toga pritisnem Enter i sačekam nekoliko trenutaka, promena koju sam tražio će biti automatski izvršena. To znači da u koloni H više nigde neće pisati „In-store“, već će ovaj sadržaj biti zamenjen jednostavnijim podatkom – „Store“.

Pre nego što dovršim ovu lekciju, želeo bih da izvršim još dve izmene. Prva se odnosi na istovremenu promenu formata u kolonama od I do L pa ću u tom cilju uneti novi zahtev:

Change the number formatting of columns I to L to comma style, 2 decimal places.

Promeniti format brojeva za kolone od I do L, koristi zarez i dva decimalna mesta.

Čim pritisnem Enter, tražena promena će biti automatski izvršena pa mogu da nastavim dalje i nateram Copilot da proveri da li na ovoj tabeli postoje duplirani podaci. U tom cilju ću postaviti sledeći zadatak:

Remove any duplicate records from the data. Each column must contain the same information as another row to be considered a duplicate.

Ukloni sve duplirane zapise iz podataka, kolona mora da sadrži iste informacije kao i neka druga da bi se smatrala duplikatom.

Ako pritisnem Enter i sačekam nekoliko trenutaka, na ekranu će se pojaviti sasvim drugačiji sadržaj što znači da Copilot nije u stanju da automatski izvrši ovaj zadatak tj. da ukloni duplikate iz tabele, nego mi umesto toga predlaže korake koje treba da preduzmem da bih to sam uradio. To konkretno podrazumeva prelazak na Data odeljak i izbor opcije Remove Duplicates koja omogućava automatsko uklanjanje duplikata. Meni preostaje još samo da ispratim ovo uputstvo i konačno uklonim podatke koji su se pojavljivali na različitim mestima.