Ako radite sa obimnim dokumentima a pogotovu ako oni predstavljaju dugačke liste, sigurno ćete požeti da ih malo uredite. Da bi vam bilo jasnije o čemu govorim, pokušajte da kreirate svoj telefonski imenik. Podatke o korisnicima sigurno nećete unositi nekim posebnim redom, ali ćete na kraju sigurno poželeti da oni budu sortirani po abecedi ili na neki drugi način.
Da bih vam pokazao kako se to radi, treba mi odgovarajući primer. Zato ću pokrenuti funkciju Open i to sa Quick Access palete. Ukoliko vi nemate ovu mogućnost, slobodno kliknite na Office dugme i upotrebite padajući meni. U svakom slučaju, ja ću preći na folder sa primerima za 14. lekciju i kliknuti na fajl pod nazivom AlstarTeam1. Kao što vidite, u pitanju je lista koja pored imena igrača, sadrži podatak za koji tim igraju i na kojoj poziciji. Da bi ona bila što preglednija, ne bi bilo loše da imena budu poređana po abecedi. Pri tome, ne treba menjati poziciju naslova jer bi u suprotnom lista izgubila smisao.
Da bih uspešno izvršio ovu operaciju, neophodno je da prvo selektujem odgovarajući deo teksta. Zato ću kursor postaviti na levu marginu pored prvog imena, pritisnuti levi taster miša i povući ga na dole. Pošto sam na ovaj način selektovao sve potrebne elemente, za sortiranje po prvoj koloni treba još samo kliknuti na dugme Sort. Na ekranu će se pojaviti novi okvir, pa mi neće biti teško da podesim odgovarajuće opcije. Šta više, mogu slobodno da zadržim podrazumevane vrednosti, jer želim da se sortiraju pasusi (Paragraph), prema sadržaju (Text) i po rastućem redosledu (Ascending). Zato ću jednostavno kliknuti na dugme OK i dovršiti operaciju.
Ukoliko želite da igrači budu sortirani po timovima, primenite sledeći postupak. Pre svega želim da vam skrenem pažnju da se sa leve strane nalazi prazan prostor u vidu tabulatora. To potvrđuju i ovi crni markeri koje vidite na lenjiru. U suštini, to znači da je kolona sa imenima u stvari druga po redu a ova sa timovima – treća. Prva kolona je potpuno prazna, ali je moramo uzeti u obzir i sortiranje izvršiti prema trećoj koloni. Pošto je čitav tekst i dalje selektovan, ja ću kliknuti na dugme Sort i ponovo prikazati istoimeni okvir. Ako mislite da se izborom dugmeta Options može izvršiti ovo podešavanje – niste u pravu. Tu treba samo proveriti da li je izabrana opcija Tabs, jer su kolone razdvojene primenom ove funkcije. Ostale opcije su u ovom trenutku manje bitne pa ih možete preskočiti. Pošto će sortiranje biti izvršeno po pasusima, prema sadržaju i po rastućem nizu treba još samo umesto Paragraphs izabrati opciju Field 3, što u stvari predstavlja treću kolonu. Da ponovim još jednom, prva kolona je prazna, u drugoj su imena a treća sadrži nazive timova.
Ukoliko želite da se pri sortiranju u obzir uzme još jedan parametar, upotrebite neku od opcija iz liste pod nazivom Then by. U ovom slučaju želim da igrači iz istog tima budu složeni po abecedi, pa ću zato kliknuti na opciju Field 2. Pošto su svi ostali parametri u redu, kliknuću na dugme OK i ponovo izvršiti sortiranje. Kao što vidite, na vrhu se nalaze igrači iz tima Bulls a Barry i Bill su pre Jason-a i Kevin-a.