Cirkularna pisma se najčešće zasnivaju na identičnom sadržaju koji je dodatno personalizovan sa ciljem da se postigne što povoljniji utisak na primaoca. Ako često imate potrebu za ovakvim tipom dokumenta – slobodno se oslonite na Word. On predstavlja idealan alat za njihovo kreiranje.

Da bi efikasno obavili ovaj zadatak, potreban vam je prvo tipski dokument. To može da bude neki tekst, adresa na koverti ili jednostavna nalepnica. Word će vam pomoći da ga “ukrstite” sa bazom koja treba da sadrži sve promenljive podatke. U te svrhe možete upotrebiti bazu koju ste kreirali u Access-u, tabelu iz Word-a pa čak i kontakte iz Outlook-a. U ovoj lekciji ću vam pokazati kako se koristi funkcija Mail Merge Wizard jer mi se čini da je to najjednostavniji način za postizanje ovakvog cilja.

Za početak ću pokrenuti komandu Open i iz foldera sa primerima za 13. lekciju otvoriti fajl pod nazivom Invitation. Na ovaj način ćemo uštedeti malo vremena obzirom da se pred nama već nalazi osnovni sadržaj budućeg pisma. To znači da odmah možemo početi sa unosom tzv. polja (Fields) sa podacima koji se odnose na svakog pojedinačnog primaoca. Zato ću odmah kliknuti na opciju Mailings i prikazati onaj deo palete na kome se nalaze sve potrebne funkcije. Kao što vidite, one su podeljene na dva odeljka – Start Mail Merge i Create. Pošto želim da pokrenem Mail Merge Wizard, ja ću kliknuti na ovu ikonu i izabrati poslednju opciju iz menija. U tom trenutku će se sa desne strane ekrana pojaviti novi okvir u kome možete odrediti tip dokumenta koji želite da kreirate. Ja ću se zadržati na prvoj opciji, jer je očigledno da se ovde radi o običnom pismu. Za prelazak na sledeći korak, kliknite na opciju koja se nalazi u desnom donjem uglu. Obzirom da se na ekranu već nalazi dokument koji želim da upotrebim, ja ću se zadržati na opciji Use the current document. Pored toga, možete krenuti od potpuno novog dokumenta (Start from a template), ili iskoristiti neki od postojećih (Start from existing document). Pošto sam završio i sa ovom korakom, izborom opcije Next nastavljam dalje i prelazim na izbor baze sa primaocima. Pošto nju tek treba da kreiram, izabraću opciju Type a new list i kliknuti na funkciju Create. Na ekranu će se pojaviti novi okvir koji već sadrži sve potrebne kolone. To znači da vam neće biti teško da ubacite titulu, ime i prezime, naziv firme, adresu i razne druge podatke koji vam mogu zatrebati. Ja ću preskočiti polje za titulu i odmah uneti ime a zatim i prezime prvog klijenta. Pritiskom na taster Tab mogu ponovo da preskočim jedno polje i nastavim dalje sa adresom, državom i poštanskim brojem. To će za sada biti dovoljno, što znači da mogu da kliknem na dugme  New Entry i dovršim unos prve stavke. Word će automatski kreirati novi red, pa ću iskoristiti priliku da kompletiram još jednu stavku. Dva kompletna sloga u bazi su sasvim dovoljna za ono što želim da vam pokažem, pa ću izborom dugmeta OK zatvoriti ovaj okvir.

Pošto je u pitanju nova baza, Word će odmah zatražiti njeno ime. Ako obratite pažnju na putanju koja je prikazana u vrhu okvira, videćete da je program automatski izabrao folder pod nazivom My Data Sources. Ta lokacija mi sasvim odgovara, pa ću u polje za naziv fajla upisati Lesson13List i zadržati izabrani format tj. Microsoft Office Address List.

Pošto sam na ovaj način kreirao bazu, mogu da nastavim dalje i pređem na izbor stavki koje će biti upotrebljene u pismu. U ovom trenutku su selektovane sve stavke, ali postoji mogućnost i da isključite neku od njih. Ja želim da ovo pismo bude upućeno svima, pa ću zato ponovo selektovati obe stavke i kliknuti na dugme OK.

Za prelazak na sledeći korak možete kliknuti na odgovarajuću opciju u donjem desnom uglu.  Word će sa desne strane automatski prikazati prečice koje služe za ubacivanje tzv. Placeholder-a tj. promenljivih polja. Pošto se u ovom slučaju radi o imenu i adresi primaoca, ja ću prvo selektovati ovaj deo teksta i ukloniti ga sa ekrana. Na ovaj način sam oslobodio dovoljno prostora, pa mogu da kliknem na opciju Address Block i otvorim novi okvir. Sledeća stvar koju mogu da podesim je format u kome će biti ispisano ime i prezime primaoca. Ako želite da to bude formalno pismo, izaberite neku od ovih opcija i u desnoj polovini okvira proverite da li je sve na svom mestu. Obzirom da u bazi ne postoji podatak o nazivu firme, mogu da isključim opciju Insert company name, ali ću zato zadržati polje sa kućnom adresom (Insert postal address). Ukoliko vaša pisma nećete slati u inostranstvo, možete slobodno aktivirati i opciju Only include the country/region if different then i izabrati zemlju u kojoj se nalazite. Na taj način ćete izbeći suvišne podatke koji bi inače samo opteretili adresu. Posebnu pogodnost predstavlja opcija Format address according to the destination country/region, jer se njenom upotrebom format adrese može automatski prilagoditi zemlji u koju se šalje pošta. Pre nego što zatvorim ovaj okvir, ja ću se još malo poigrati sa opcijama za prikaz imena i konačno izabrati ovu drugu opciju. Kao što vidite, Word je sada rezervisao prostor za ime i adresu primaoca pa mogu da pređem na sledeće polje. U pitanju je uvodni tekst koji takođe treba da sadrži ime primaoca. Pošto je ovaj deo dokumenta trenutno zauzet običnim tekstom, ja ću ga selektovati i obrisati. Sada mogu da kliknem na opciju Greeting line i otvorim novi okvir. U manje formalnom situacijama se obično koristi sledeća forma: Dragi (Dear), taj i taj (Mr. Randall),  itd. Ukoliko vam to ne odgovara, otvorite ovu listu i iz nje izaberite opciju To ili jednostavno sa None izostavite ovaj uvod. Ja ću se zadržati na osnovnom podešavanju i odmah preći na format imena. Kao što vidite, na raspolaganju su vam različite forme a ja ću izabrati ovu bez prefiksa Mr. Na kraju, umesto zareza možete izabrati neki drugi simbol ili ga jednostavno izostaviti. Ukoliko u bazi postoje polja bez imena i prezimena, Word može da na njihovo mesto automatski postavi neku univerzalnu poruku poput Dear Sir or Madam. Za to je dovoljno da zadržite ovu opciju u polju pod nazivom Greeting line for invalid recipient names. Ukoliko želite da proverite kako će ovo podešavanje da se odrazi na neki od konkretnih sadržaja, obratite pažnju na Preview polje koje se nalazi u sredini okvira. Izborom neke od strelica se možete prebaciti na sledeći ili prethodni slog u bazi i na taj način proveriti sve sadržaje. Pošto je sve u redu, ne preostaje mi ništa drugo nego da se izborom dugmeta OK vratim na dokument. Kao što vidite, na početku teksta se nalazi polje pod nazivom GreetingLine koje u ovom trenutku zamenjuje podatke o primaocu.

U tekstu se samo još na jednom mestu pojavljuje ime primaoca. U pitanju je poslednji pasus koji počinje sa So “first name”, što znači da i ovde treba ubaciti odgovarajuće polje. U tom cilju ću prvo ukloniti sav suvišni tekst a zatim kliknuti na opciju More items. U okviru koji sledi možete videti listu sa nazivima svih kolona koje se nalaze u bazi. Ja ću izabrati stavku First Name i kliknuti na dugme Insert. Word će u dokument ubaciti odgovarajući simbol a meni preostaje još samo da kliknem na dugme Close i zatvorim ovaj okvir.

Pre nego što dovršim kompletnu proceduru, kliknuću na opciju Preview your letters i još jednom proveriti kako izgledaju gotova pisma. U tom trenutku će se na paleti sa alatkama pojaviti dugme Preview Results, a umesto tipskog teksta na ekranu će biti prikazano gotovo pismo i to sa kompletnim podacima iz baze. Kao što vidite, u zaglavlju je adresa, pismo počinje sa Dear Karen, a isto ime stoji i na početku poslednjeg pasusa. Ukoliko želite da vidite kako će izgledati i drugo pismo, kliknite na ovu strelicu. Pošto je sve u redu, ja ću preći na poslednji korak tj. kliknuti na opciju Complete the merge.

Bez obzira na to što će Word automatski kreirati sva potrebna pisma, vi još uvek imate mogućnost da ručno unesete određene izmene. Za to je dovoljno da samo kliknete na funkciju Edit individual letters i u okviru koji sledi izaberete odgovarajuću opciju. Nakon toga ćete moći da promenite sve što želite – uključujući i podatke koji su preneti iz baze.

Poslednji korak je naravno, štampanje pisama a tome služi funkcija Print. U svakom slučaju, ovakve dokumente obično ne treba čuvati. Ja ću zato prvo kliknuti na dugme Close da bih zatvorio Merge okvir a zatim iz Office menija pokrenuti istoimenu funkciju i završiti lekciju.