Pre nego što krenemo sa kreiranjem baze podataka, dobro je da se upoznamo sa softverom sa kojim ćemo raditi.
Zato pokrenimo Access klikom na Start dugme, birajmo opciju Programs a zatim Microsoft Access. Okvir na desnoj strani Access-a se zove Task Pane. On nam omogućava da otvaramo fajlove i kreiramo nove baze podataka. Mišem kliknimo na opciju Files koja se nalazi u Access-ovom Task Pane-u ispod naslova Open a file. Pozicionirajmo se na C: drajv, otvorimo Sample Files folder, i dva puta kliknemo na XYZ Company fajl.
To je baza podataka koju smo već kreirali za kompaniju XYZ. Koristićemo je pri istraživanju okvira Access-a a zatim ćemo početi sa dodavanjem podataka. Važno je znati da se može otvoriti samo jedna Access-ova baza podataka. Ako pokušamo otvoriti drugu bazu podataka dok je jedna već aktivna, Access će tražiti da sačuvamo izmene, a zatim automatski zatvoriti prvu, pre nego što otvori drugu bazu podataka.
Hajde da prodiskutujemo neke osnovne elemente Access-ovog okvira.
Pri gornjoj ivici okvira imamo naslovnu liniju za Microsoft Access, što je standardno za sve Windows aplikacije. Ispod naslova imamo liniju sa menijima (Menu Bar). Tu se nalaze File, Edit, View, Insert, Tools, Window i Help meniji. Obratićemo pažnju na tulbar koji je odmah ispod Meni Bar-a.
Prva ikona, koja izgleda kao slika lenjira i olovke je, u stvari, „prekidač“ za prebacivanje između formulara, tabela, izveštaja i makroa. Trenutno se nalazimo u Form View, što znači da možemo koristiti samo formular za unos podataka, ali ga ne možemo ispravljati. Kliknućemo jednom na pomenutu ikonu da se prebacimo u Design View.
Vidimo da komentari dugmića nestaju i pojavljuju se zamagljene linije u gornjem delu ekrana. To je iz razoga da bi mogli ispravljati formular izmenom teksta, boja i ostalog.
Za sada ćemo još jednom kliknuti na View ikonu da bi se vratili na Form View.
Sledeća ikona, tj. slika diskete nam je poznata još od ranijih Windows aplikacija. To je prečica za čuvanje onoga što radimo.
Ikona koja izgleda kao list papira, sa Office XP logotipom i lupom nam omogućava da tražimo fajlove na hard disku ili mreži.
Ikona koja izgleda kao štampač je prečica za štampanje. Ona funkcioniše kao i kod drugih aplikacija, koristeći podrazumevani štampač.
Sledeća je Print Preview prečica. Kliknimo na nju, i vidimo kako će izgledati štampani dokument. Kliknućemo na Close dugme da zatvorimo Print Preview i da se vratimo prvoj stranici baze podataka.
Sledeća ikona je prečica za proveru pravopisa. To je od koristi kada kreiramo formulare, tabele i izveštaje.