U ovom poglavlju ću vam pokazati kako možete da koristite osnovne funkcije za formatiranje. Ukoliko ste apsolutni početnik, ovo znanje će vam biti neophodno već na samom početku, a ako imate određeno iskustvo u korišćenju Excel-a, biće vam zanimljivo da vidite kako se koristi traka sa alatkama.

Kao primer ću koristiti dokument pod nazivom EatCake Sales Forecast koji ste već imali prilike da vidite u prethodnim lekcijama. Pošto se on nalazi na mom disku, kliknuću na Office dugme i iz menija izabrati komandu Open. Kada se na ekranu pojavi novi okvir, neće mi biti teško da izaberem odgovarajući dokument i kliknem na dugme Open. Kao što vidite, u pitanju je jedna vrlo lepo organizovana tabela što znači da se neko već potrudio da primeni sve one funkcije koje vi tek treba da savladate.

Za početak ću vam pokazati kako se menja širina i visina pojedinih kolona i redova. Ako kursor postavim na polje koje se nalazi na vrhu kolone, umesto belog krstića na ekranu će se pojaviti crna strelica usmerena na dole. Ukoliko pređem na liniju koja deli dve kolone, kursor će opet promeniti svoj izgled i to u vertikalnu crticu sa dve horizontalne strelice. To naravno znači da je sada moguće menjati položaj ove linije a samim tim i širinu kolone. Da bi to zaista i postigli, treba samo da pritisnete levi taster miša i pomerite ga na odgovarajuću stranu. Ja ću ovom prilikom smanjiti širinu kolone D i to tako da bude upola manja. Obratite pažnju na to šta se dešava sa podacima koji se u njoj nalaze. Ukoliko je širina kolone mala, tekst koji se nalazu unutar pojedinih ćelija neće biti prikazan u potpunosti, već će na ekranu biti vidljiv samo jedan njegov deo. To naravno ne znači da je informacija koja se tu nalazi izgubljena, je se u polju za unos podataka i dalje može videti kompletan sadržaj.

Da li znate šta će se dogoditi ako se umesto teksta u ćelijama nađe neka numerička vrednost? Da bih vam to pokazao, smanjiću širinu i sledeće kolone sve dok se umesto brojeva na ekranu ne pojavi odgovarajući simbol, (#) koji će zameniti konkretne cifre. To je siguran znak da je kolona suviše uska da bi u njoj mogle da budu prikazane odgovarajuće vrednosti.  Ukoliko želite da vidite šta se krije iza ovih simbola, pomerite kursor do neke od ćelija pa će se na ekranu pojaviti njen sadržaj. Isti podatak možete videti i u ovom polju.

U nastavku lekcije ću vam pokazati kako se najlakše određuje odgovarajuća širina kolone a da ona ne bude ni preširoka ni preuska. Za početak ću kliknuti na ćeliju D:10 i postaviti kursor na vrh kolone tj. na liniju koja ih razdvaja. Sada mogu da pritisnem levi taster miša i da ga pomerim u desno za onoliko koliko smatram da će biti dovoljno za prikaz svih podataka. Čini mi se da sam malo preterao, pa ću ovu liniju ipak pomeriti za nekoliko milimetara u levo.

Osim ovog, da ga tako nazovem „vizuelnog“ načina za određivanje širine, na raspolaganju su vam još neke mogućnosti. Ukoliko volite da koristite traku sa alatkama, primenite sledeći postupak. Za početak selektujte odgovarajuću kolonu tako da ona bude prikazana drugom bojom. Zatim kliknite na dugme pod nazivom Format i otvorite pomoćni meni. U njemu se između ostalog nalazi i opcija Column Width pa je izaberite i otvorite novi okvir. Pošto se u njemu nalazi samo jedno polje, nije teško pogoditi da ono služi za unos željene dimenzije. Ja ću umesto postojeće vrednosti uneti 15 što označava broj karaktera koje treba da primi ova kolona. U to treba uračunati sve znake tj. simbol valute, prazno mesto, numeričku vrednost pa čak i decimalni zarez ili tačku. Ako nakon toga kliknem na dugme OK, širina kolone će automatski biti promenjena. Znači, ukoliko vam se ne dopada da ručno određujete širinu kolone možete slobodno upotrebiti i komandu koja se nalazi na traci.

U istom meniju se nalazi još jedna opcija koja vam može dobro poslužiti. Naime, ukoliko kliknete na opciju AutoFit Column Width, Excel će na osnovu sadržaja automatski odrediti odgovarajuću širinu kolone. Ova opcija će najviše odgovarati onima koji ne žele da razmišljaju o sporednim stvarima kao što su dimenzije pojedinih delova tabele, nego im je najbitnije da svi podaci budu pregledni. 

Na sličan način možete menjati i visinu redova. Kao što vidite, red u kome se nalazi naslov tabele je skoro duplo viši od ostalih, što znači da se ova dimenzija može menjati u skladu sa potrebama. Dakle, ukoliko želite da promenite visinu nekog reda, postavite kursor na donju ivicu prve ćelije, pritisnite levi taster miša i pomerite ga na željenu stranu. Ja ću ovom prilikom još malo povećati visinu drugog reda da bih odmah prešao na funkcije koje se nalaze na traci sa alatkama. Pošto je drugi red već selektovan, kliknuću na dugme Format i iz menija izabrati opciju Row Height. Za razliku od kolona gde je za širinu trebalo uneti ukupan broj karaktera, kod redova se dimenzija određuje tzv. tačkama (Points). Pri tome treba imati na umu da je uobičajena visina reda oko 12 tačaka pa je najbolje da ovu vrednost odredite prema veličini Font-a koji ste koristili. Ja ću ovom prilikom iskoristiti automatiku, tj. iz Format menija izabrati funkciju AutoFit Row Height i na taj način odrediti idealnu visinu reda. Ukoliko vam se rezultat koji ste postigli ne dopada, uvek možete ručno promeniti ovu dimenziju.