U ovom poglavlju ću vam pokazati kako se koriste funkcije koje vam mogu pomoći da još lakše formatirate svoje dokumente. Za početak ću otvoriti dokument koji sam pripremio za ovu lekciju i to tako što ću kliknuti na Office dugme i iz menija izabrati opciju Open. Sada mogu da odaberem fajl pod nazivom EatCake email list i kliknem na dugme OK.

Na ekranu sada možete videti listu sa podacima koji se odnose na zaposlene u našoj zamišljenoj kompaniji. Oni su podeljeni u četiri kolone što znači da su posebno dati ime, prezime, e-mail adresa i datum zapošljavanja. Lista je namerno skraćena, da biste što lakše pratili postupak koji ću vam upravo pokazati. U pitanju je pronalaženje jedinstvenih podataka i uklanjanje duplikata. Naravno, ove funkcije će svoje prave vrednosti ispoljiti u situaciji kada budete baratali sa tabelama koje sadrže na stotine redova i kolona.

Za početak želim da se uverim da ova lista ne sadrži podatke koji se ponavljaju. Već na prvi pogled se može primetiti da su prvi i poslednji red tabele identični tj. da sadrže iste podatke. Ovde je situacija jasna, ali zamislite da se pred vama nalazi tabela sa nekoliko stotina redova, tada bi ovakva provera bila praktično neizvodljiva.

Pre nego što vam pokažem kako se ovaj postupak može automatizovati, važno je da upamtite da Excel nije u mogućnosti da pronalazi „slične“ sadržaje, već da podaci koji se nalaze u pojedinim kolonama moraju biti potpuno identični. Ukoliko se neka  kolona razlikuje makar i u jednom jedinom detalju, funkcija za pronalaženje duplikata će je jednostavno preskočiti. Druga stvar na koju želim da vam skrenem pažnju je razlika između funkcija Filter i Remove Duplicates. Naime, filtriranjem se sa tabele ne uklanjaju sadržaju koji ne odgovaraju odabranom kriterijumu nego se oni jednostavno ne prikazuju na ekranu. Sa druge strane, funkcija Remove Duplicates će zaista ukloniti sve sadržaje koji se pojavljuju na više različitih mesta. Ipak, ako zaista želite da pročistite vaš dokument najbolje bi bilo da ga prvo filtrirate a zatim i da uklonite sve duplikate. Sada ću vam pokazati kako se to radi.

Za početak ću filtriranjem ustanoviti koje to jedinstvene vrednosti (Unique values) postoje na ovoj tabeli. Ukoliko to već niste uradili, kliknite na opciju Data i prikažite onaj deo trake koji sadrži opcije za filtriranje. Pored toga, neophodno je da bude selektovana barem jedna ćelija koja pripada odgovarajućoj tabeli. Nakon toga možete kliknuti na dugme Advanced i otvoriti novi okvir. Odmah možete primetiti da je Excel pravilo identifikovao čitavu tabelu, što potvrđuje podatak u polju pod nazivom List range i isprekidana linija kojom je ona uokvirena. Sada na raspolaganju imate dve mogućnosti: prava je da filtrirate postojeću tabelu (Filter the list, in-place) a druga da napravite njenu kopiju (Copy to another location). Ja ću izabrati ovo drugo da bih vam pokazao o čemu se tu radi.

Pošto sam se odlučio za kopiranje čitave tabele, u polju pod nazivom Copy to će se pojaviti numerička oznaka njene buduće lokacije. Ukoliko želite da se kopija pojavi  na nekom drugom mestu, jednostavno kliknite na prazan deo dokumenta i odredite novi položaj. Da bi se kopirali samo oni podaci koji su jedinstveni, neophodno je da aktivirate opciju Unique records only. Na kraju, treba još samo kliknuti na dugme OK i završiti čitavu operaciju. Kao što vidite, gornja i donja tabela se razlikuju u jednom detalju, tačnije original ima 7 redova a kopija samo 6. To znači da je Excel utvrdio da se poslednji red pojavljuje dva puta pa ga je zato isključio iz druge tabele.

Ukoliko vam se više dopada da radite sa originalnom tabelom, jednostavno ponovite čitav postupak i izaberite prvu opciju. Ipak, nemojte zaboraviti da aktivirate opciju Unique records only jer u suprotnom nećete postići željene rezultate.

Iako je poslednji red tabele nestao sa ekrana, on nije fizički uklonjen nego je samo sakriven. To potvrđuje činjenica da na dokumentu nedostaje osmi red i da je posle sedmog odmah prikazan deveti.

Pre nego što pređem na drugi deo lekcije, ja ću izborom komande Undo poništiti poslednju operaciju i ponovo prikazati čitavu tabelu. Kao što sam već najavio, sada ću vam pokazati kako se koristi funkcija Remove Duplicates. Za početak je potrebno da selektujem odgovarajuću tabelu a zatim da kliknem na ovo dugme. Na ekranu će se tada pojaviti novi okvir u kome možete izabrati kolone koje treba uzeti u obzir pri upoređivanju podataka. Pošto mi odgovara da provera obuhvati sve kolone, ja ću odmah kliknuti na dugme OK i preći na sledeći korak. Na ekranu će se tada pojaviti obaveštenje da je pronađen jedan duplirani sadržaj a da su ostalih 6 potpuno jedinstveni. Nakon toga mi ne preostaje ništa drugo nego da kliknem da dugme OK i proverim kako izgleda nova tabela.

Pre nego što završim ovu lekciju, želim da vam skrenem pažnju na to da funkcija Remove Duplicate podatke procenjuje prema tome kako su oni prikazani a ne na osnovu konkretnog značenja. Najbolji primer za to je polje koje sadrži datum. Naime, iako se radi o istim datumima, podatak u prvom redu je različito formatiran od datuma koji se nalazi u petom redu. Dalje, iako se ova tri datuma očigledno poklapaju, ponavljanje funkcije Remove Duplicate i isključivanje svih kolona osim poslednje neće dati očekivani rezultat. Excel je umesto 2, pronašao samo jedan duplikat. To je dokaz da se procena sadržaja vrši na osnovu prikazane a ne stvarne vrednosti. Obzirom da su ova dva datuma različito formatirana, oni za Excel predstavljaju potpuno različite sadržaje.