Upotrebom funkcije Import u svoj Contact Manager možete lako prebaciti podatke iz nekog drugog programa za razmenu elektronske pošte. Naravno, pre toga je neophodno da ih „izvezete“ tj. kreirate poseban fajl. U ovoj lekciji ću vam pokazati kako se to radi.
Pošto sam do sada koristila Outlook, ja ću pokrenuti ovaj program i iz File menija izabrati opciju Import and Export. U okviru koji sledi ću kliknuti na funkciju Export to file da bi u sledećem koraku izabrala stavku Comma Separated Value. Pošto me u ovom trenutku zanimaju samo podaci koji se odnose na kontakte, ja ću izabrati istoimeni segment i izborom dugmeta Next nastaviti dalje. Sada treba još samo da unesem ime za budući fajl i odredim njegovu lokaciju. Najbolje bi bilo da se on pojavi na Desktop-u, pa ću zato kliknuti na ovu stavku i u naredna dva koraka dovršiti ovu operaciju.
Pošto sam na ovaj način pripremila ulazne podatke, mogu da se vratim na Contact Manager i pokrenem funkciju Import. Nakon toga treba još samo da pronađem odgovarajući fajl i izborom dugmeta Open zatvorim ovaj okvir. Gmail mi omogućava da ove podatke smestim u novu grupu ili da za tu namenu izaberem neku od postojećih. Pošto ja ne raspolažem drugim podacima, jednostavno ću kliknuti na dugme Import i dovršiti ovu operaciju. U tom trenutku će se na ekranu pojaviti podatak o ukupnom broju prenetih kontakata a Gmail će ih automatski rasporediti u odgovarajuće kategorije. Koliko je ovo značajno, najbolje potvrđuje činjenica da su mi osim osnovnih podataka na raspolaganju i informacije poput adrese i značajnih datuma.
U drugom delu lekcije ću vam pokazati kako sve ovo izgleda u standardnom Gmail-u. Za početak je potrebno da se iz More Actions menija pokrene funkcija Import i izabere odgovarajući fajl. Ja ću se poslužiti istim podacima i na kraju kliknuti na dugme Import. U tom trenutku će se pojaviti obaveštenje da su svi kontakti uspešno preneti, pri čemu je kod mene jedan od njih spojen sa postojećim podacima. Zato ću kliknuti na dugme OK i proveriti kako izgleda konačan rezultat. Kao što vidite, na raspolaganju su mi sve potrebne informacije uključujući i kategoriju u koju su svrstani pojedini kontakti.
Ni izvoz postojećih podataka nije ništa komplikovaniji. Dovoljno je pokrenuti funkciju Export i iz ove liste izabrati odgovarajuću kategoriju. Ja ću se odlučiti za podatke koji se odnose na jednu od filijala i preći na sledeći parametar. U putanju je format koji će biti primenjen pri kreiranju fajla sa podacima. Gmail vam omogućava da to uradite na tri načina pri čemu se u prva dva slučaja koristi tzv. CSV (Comma Separated Value) format, dok je treća opcija predviđena za povezivanje sa Apple Address Book-om. Pošto ja koristim Outlook, kliknuću na drugu opciju i sa Export dovršiti ovu funkciju. Na kraju treba još samo da odaberem odgovarajući fajl i da ga smestim na svoj Desktop. Ukoliko koristite Google Apps mail, možete primeniti isti postupak, a to podrazumeva pokretanje funkcije Export i izbor odgovarajućih parametara.