Pošto Excel automatski prepoznaje i procesira liste kao baze podataka, on nam pruža i mnoge funkcije koje olakšavaju organizaciju i lociranje podataka.
Lista je označena serija redova koji sadrže slične podatke, kao što je lista inventara ili spisak zaposlenih sa brojevima telefona. U listi se redovi smatraju zapisima (Records), a kolone su polja (Fields). Prvi red u listi se uvek koristi za označavanje kolone.
Kada podešavamo listu podataka u Excel-ovom radnom listu, treba imati na umu nekoliko stvari. Kao što vidimo, podaci u ovom radnom listu su organizovani kao i većina drugih. Pošto su podešeni kao baza podataka, možemo se obratiti ćelijama kao poljima za naziv (Field names), poljima uopšte (Fields) i kao zapisima (Records). Oznake kolone su unete u prvi red kao Last Name, First Name, Department i tako dalje.
U bazi podataka, oznake kolone ili zaglavlja predstavljaju nazive polja. Ćelije ispod svake oznake kolona poznate su kao polja. Na primer, kolona F se sastoji od Salary polja.
Izveštaj, tj. zapis, kombinuje sve podatke polja za jednu osobu ili stvar. Svaki zapis se nalazi u posebnom redu a podaci su organizovani u polja u odnosu na oznake kolona.
Da bi izmenili sadržaj zapisa, možemo direktno ispraviti ćeliju, ili koristiti formular za podatke. Formular podataka (Data Form) je dijalog koji nam omogućava da vidimo kompletan zapis. Taj dijalog može prikazati i do 32 polja istovremeno. Hajde da koristimo jedan, i izmenimo nekoliko zapisa u našoj listi.
Prvo, otvorimo Data meni, i birajmo Form opciju. Pojavljuje se dijalog koji prikazuje jedan od zapisa iz liste zaposlenih. Brojevi koji se nalaze iznad New dugmeta, pokazuju koji je zapis trenutno prikazan, i koliko zapisa sadrži lista. Da bi videli neki drugi zapis, koristićemo klizač ili dugmad Find Next i Find Previous. Da obnovimo informacije za zaposlene, jednostavno unesimo nove podatke u za to predviđeno polje. Vidimo da je Restore dugme prisutno da bi lakše odložili izmenu. Da bi zadržali ove podatke, pređimo u sledeći zapis.
Zapise možemo i brisati iz radnog lista korišćenjem formulara podataka. Zato birajmo Delete dugme. Pojavljuje se poruka sa upozorenjem da će ovaj zapis biti izbrisan. Kliknimo OK da bi ga uklonili sa liste.
Formulara podataka možemo koristiti i za brzo dodavanje novih zapisa u listu. Sa otvorenim dijalogom, kliknimo na New dugme da dodamo prazan formular. Unesimo podatke novog zapisa, pritisnimo Tab taster posle svakog unosa da bi se kretali iz polja u polje. Kliknimo na Close dugme da bi zapis dodali na listu. Potvrdimo da je novi zapis dodat listi, tako što ćemo se spustiti niz radni list da pogledamo poslednji zapis. Ako naša baza podataka ima desetine ili stotine zapisa, ovo nije najbolji način za pronalaženje informacija.
Da bi brzo locirali određeni zapis ili grupu zapisa, unesimo u formular set uslova za traženje, da bi pronašli zapise koji odgovaraju zadatom kriterijumu. Kriterijum za traženje se može sastojati od serije karaktera, ili vrednosti za poređenje.
Excel prepoznaje tri Wildcard karaktera, kao pomoć pri lociranju određenog teksta ili drugih podataka. Možemo koristiti Wildcard kao zamenu za slova ili brojeve. Upitnik zamenjuje bilo koji pojedinačni karakter, zvezdica zamenjuje bilo koji broj karaktera, a crtica pronalazi bilo koji Wildcard karakter. Da pronađemo podatke na osnovu vrednosti ili količine, koristimo jedan od ovih operatora poređenja: veće od, manje od, veće od ili jednako, manje od ili jednako, nije jednako sa, ili jednako sa.
Locirajmo zapise za sve zaposlene čije prezime počinje slovom B. Iz Data menija, birajmo Form komandu, zatim kliknimo na Criteria dugme. Unesimo uslove traženja u ovaj prazan formular. U polje Last name kucajmo „b*“. Da bi videli svaki zapis koji odgovara ovom kriterijumu, kliknimo na Find Next dugme.
Sada pronađimo zapise za svakog zaposlenog ko ima platu veću od 40,000 dolara. Kliknimo na Criteria dugme, i birajmo Clear dugme da bi uklonili poslednji korišćeni kriterijum. Sada kliknimo unutar Salary polja, i kucajmo >40,000. Da lociramo zapise koji odgovaraju ovom kriterijumu, kliknimo na Find Next i Find Prev dugmad. Kada smo završili pregled svakog zapisa, kliknimo Close dugme da se vratimo nas listu.