U Excel možemo importovati razne tipove podataka za praćenje ili analizu. Importovanje i eksportovanje podataka je lako kao i otvaranje fajla koji je kreiran u drugoj aplikaciji unutar Excel-a, ili čuvanje Excel-ove radne knjige kao različitog tipa fajla.
Možemo lako ponovo pronaći podatke sa Web sajta ili eksterne baze podataka, korišćenjem prostog upitnika. Drugi ljudi su, ponekad, naš najbolji izbor, tako da ćemo pokazati i deljenje vaše radne knjige sa drugima, i uključiti njihove izmene u finalnu verziju.
Počnimo sa importovanjem podataka iz tekstualnog fajla u Excel-ovu praznu radnu knjigu. U Data meniju, birajmo Import External Data opciju, zatim birajmo Import Data da bi otvorili Select data Source dijalog. Potražimo željeni fajl, obeležimo ga i kliknimo na Open. Pošto je birani fajl tekstualni dokument, Excel pokreće Text Import Wizard opciju. Takođe otkriva da su podaci tipa “delimited text”, što znači tekst odvojen zarezima ili tabovima, i aktivira odgovarajući tip fajla.
Kliknimo na Next da bi prešli na drugi korak. Ovde ćemo označiti tip delimitatora korišćenih u dokumentu. Možemo videti kako će opcije uticati na podatke koje smo importovali u Data preview okvir. Na primer, ako deaktiviramo Tab opciju, a aktiviramo Comma opciju, podaci više neće biti poravnati u kolone. Sada ponovo aktivirajmo Tab a deaktivirajmo Comma opciju, da bi se vratili formtiranju kolona. Aktivirajmo okvir pored “treat consecutive delimiters as one” opcije, da bi izbegli prazne ćelije u našim importovanim podacima, zatim kliknimo na Next da bi se prebacili na treći korak, gde kolonama možemo dodeliti format teksta ili datuma, kao i da odlučimo da ne importujemo posebne kolone.
Pošto možemo formirati podatke kada smo ih importovali u radni list, ostavićemo tip formata General, i nećemo izbeći nijednu kolonu. Kliknimo na Finish da otvorimo Import Data dijalog, gde ćemo odrediti mesto za podatke. Neka podešavanja za Existing worksheet opciju ostanu ista i kliknimo na OK. Uverimo se da nema podataka ispod ili desno od izabrane ćelije, da bi izbegli njihovo presnimavanje.
Kada imamo informacije sačuvane u eksternoj bazi podataka, kao što je Microsoft Access, možemo importovati podatke u Excel izvođenjem upitnika. Upitnik nam dozvoljava povezivanje sa izvorom podataka, kao i da importujemo sve, ili deo informacija sačuvanih u fajlu.
Da bi to uradili, kliknimo na New dugme da otvorimo praznu radnu knjigu. Zatim, otvorimo Data meni, birajmo Import External Data, a zatim New database Query komandu. To otvara Choose Data Source dijalog. Excel nam dozvoljava pristup podacima iz različitih tipova fajlova, kao što su na primer, dBASE, FoxPro, i Access fajlovi. Za sada ćemo birati Microsoft Access bazu podataka. Uverimo se da je opcija Use the Query Wizard aktivna, jer će nam pomoći u izvođenju upitnika i importovanju podataka. Zatim kliknimo na OK.
Excel se povezuje sa eksternim izvorom podataka, i otvara Select Database dijalog. Kada lociramo fajl baze podataka, dva puta kliknimo na njega. Ovaj Wizard nam dopušta da odlučimo koliko podataka da importujemo. Kliknimo na plus znak da vidimo listu svih kolona u tabeli baze podataka i odlučimo koje da isključimo. Kliknimo na desnu strelicu da pomerimo željene kolone u Columns in your query okvir, i kliknimo na Next da nastavimo.
Ovaj okvir možemo koristiti za filtriranje podataka, kao i da priključimo samo posebne zapise. Da bi ih sve zadržali, kliknimo na Next dugme. Query Wizard sada obezbeđuje opcije za sortiranje podataka pre importovanja. Ne trebaju nam sortirani podaci pa zato kliknimo na Next. Najzad, prihvatimo opciju Return Data to Microsoft Excel i kliknimo na Finish.
Kada se Wizard zatvori, pojavljuje se dijalog koji nam omogućava importovanje podataka u postojeći radni list, novi radni list, ili u Pivot tabelu. Sa aktivnom Existing worksheet opcijom, kliknimo na OK. Ubrzo, Excel ponovo nalazi eksterne podatke i postavlja ih u radni list. Ako se eksterna baza podataka menja ili ima dodatne informacije, koristićemo Refresh Data dugme na External Data tulbaru da obnovimo radnu knjigu.