Izdvajanje nam omogućava da grupišemo redove i kolone, što čini lakšim pregled i štampanje informacija na velikom radnom listu. Na primer, ako imamo radni list koji sadrži mesečne prodaje za period od preko pet godina, pregled i poređenje godišnjih obračuna će zahtevati puno vremena. Ali sa izdvajanjem, možemo brzo povući ili sakriti podatke, i to jednim klikom mišem.
Iako radni list može da sadrži samo jedno izdvajanje, ono može imati i do osam nivoa detalja. Pre nego što izdvojimo radni list, budimo sigurni da su podaci i zbirne informacije blizu jedni drugima, tako da su zbirni podaci grupisani sa određenim detaljima. Prvo, hajde da izdvojimo malu sekciju radnog lista da bi videli kako grupisanje i izdvajanje funkcioniše. Prvo birajmo opseg ćelija za grupisanje u prvom nivou izdvajanja. Ovo će biti podaci koje želimo da sakrijemo. Zatim otvorimo Data meni. Birajmo Group and Outline komandu, zatim birajmo Group opciju da bi prikazali Outline Bar sa strane. Klikom na Ok, sakrijmo ili prikažimo detalje za red koji je upravo bio grupisan. Klikom na minus dugme, na primer, umanjujemo grupisane redove.
Sada možemo prikazati završne obračune za jednu grupu, bez ostalih detalja. Vidimo da se simbol izdvajanja promenio u plus znak (+). To je dugme za proširenje – kliknimo na njega i detalji za red su opet prikazani. Možemo pratiti iste korake i za grupisanje podataka koji su prikazani u kolonama.