Novi Excel-ov fajl je u suštini prazan, pa nam preformatiranje tabela i formula može oduzeti dosta vremena svaki put kada kreiramo novi fajl. Ovde na scenu stupaju šabloni. Šablon je radna knjiga koja sadrži određen format ili tekst koje možemo koristiti kao model za nove radne knjige, što će nam uštedeti vreme.
Excel ima određen broj već instaliranih šablona, ali možemo dizajnirati i naš lični šablon. Šabloni mogu da sadrže tekst, podatke i formule, pa čak i crteže i grafikone. Takođe mogu da se formatiraju i podese za štampu, i da sadrže makroe i hajperlinkove.
Da bi otvorili neki od postojećih Excel-ovih šablona, birajmo New komandu iz File menija, da bi aktivirali Task Pane, tj. spisak zadataka. Izborom opcije „New“, možemo otvoriti prazan dokument. Koristićemo „New from existing workbook“ opciju, da napravimo kopiju već kreiranog dokumenta. U naslovu „New from template“, opcija „Templates on MIcrosoft.com“ otvara Web stranicu sa čitavom galerijom šablona. „Templates on my Web sites“ opcija, će proveriti Web foldere sačuvane na našem računaru. „General Templates“ otvara Templates dijalog.
Za sada birajmo Spreadsheet Solutions Tab, zatim Sale Invoice opciju i kliknimo na OK. Excel kreira kopiju šablona i daje mu ime „Sales Invoice 1“. Kada snimate ovaj dokument, on će vas opomenuti da izaberete gde ćete ga sačuvati. Kao i sa štampanim formularima na papiru, postoji prostor u koji možemo uneti ime kompanije, adresu i brojeve telefona.
Formule su već priključene dokumentu. Na primer, ako pravimo račun za tri stavke na 24,95 dolara za svaku, ukupna suma od 74,85 dolara automatski se pojavljuje u TOTAL koloni. Nekoliko ćelija ima dodatne informacije koje pomažu pri unosu podataka. Ćelija za poresku stopu nas obaveštava da tu unesemo iznos poreza, a Excel će izračunati prodajnu cenu.